Må IKKE forstyrres

Arbejdsmiljø Videnskaben kan måle præcis, hvad der sker i hjernen, når medarbejdere, der arbejder under tidspres, bliver forstyrret: Hippocampus lukker ned og sletter kortidshukommelsen.

Medlem arbejder ved computer © Mette Johnsen
Feature

Du har endelig fundet ind i en koncentreret tilstand på dit arbejde. Du har travlt, fordi du har en deadline, men du er samtidig helt fokuseret og arbejder effektivt mod målet.

Pludselig bliver du bedt om at tage stilling til noget helt andet. Du bliver revet ud af din koncentrerede tilstand som et stik, der bliver hevet ud af en stikkontakt.

Hører du til dem, der kan nikke genkendende til pressede situationer, hvor du ved en forstyrrelse bliver hylet ud af den i en grad, så du ikke kan huske, hvad du foretog dig 45 sekunder forinden? Du har lige søgt efter noget på nettet, men du har glemt, hvad det var – som om strømmen er gået et sted i hjernen.

Hvis du har undret dig over, om det er dig, der er noget i vejen med, så kan videnskaben berolige dig med, at det, der sker i din hjerne, er helt normalt. Når vi glider ind i en tilstand af koncentreret opmærksomhed, aktiveres det organ i hjernen, der hedder hippocampus. Det er en effektiv del af hjernen, men den er ikke særlig stabil, for når den forstyrres eller stresses, sletter den korttidshukommelsen og lukker ned.

Koncentration er en fascinerende egenskab hos mennesker, mener specialist i arbejds- og organisationspsykologi på Aalborg Universitet Einar Baldursson.

”Det er nærmest magisk, hvordan vi kan gå ind og ud af denne fokuserede tilstand. Videnskaben har ikke kortlagt præcis, hvordan det foregår, men vi kan måle, at hjernen har svært ved at omstille sig fra en koncentreret tilstand. Hvor hård en prøvelse det er for den afhænger af, om du har en følelse af at have tid og kompetencer nok i det øjeblik, du bliver forstyrret, eller om du føler dig presset," siger Einar Baldursson og fortsætter:

"Arbejder du i et tempo, der passer til dine hukommelsesfunktioner, så glemmer du ikke det, du lige har foretaget dig. Du har stadig styr på dit mål og dine metoder, og du kan bruge din viden optimalt. Men når du arbejder under pres, så går dit stresssystem i gang, og nu bliver der mindre plads at gøre godt med i korttidshukommelsen. Den bliver ustabil,” siger Einar Baldursson.

Kædereaktionen begynder

Når medarbejdere, som arbejder under tidspres, bliver forstyrret i deres arbejde, går der en kædereaktion af negative ting i gang, fortæller Einar Baldursson:

”Hver gang du bliver forstyrret, skal du anstrenge din hjerne for at finde tilbage til der, hvor du kom fra. Det er i forvejen en udfordring at have travlt, men hvis du oveni bliver forstyrret, må du afbryde din planlægning, sætte opgaven på hold, vende dig mod en anden opgave eller svare på et spørgsmål – og vende tilbage igen," forklarer han.

"Der går altid en vis tid, inden du overhovedet kan komme i gang igen, selv efter en mindre afbrydelse. Men der går endnu længere tid inden, den koncentrerede tilstand kan indfinde sig igen. Og nu risikerer forstyrrelsen, fordi du har travlt, at øge dit stressniveau, så den grundlæggende ressource i alt moderne arbejde – overblik – forsvinder. Den dårligst mulige betingelse for at få kvalitet og effektivitet til at gå op i en højere enhed på arbejdet er, hvis medarbejderne bliver forstyrret, når de arbejder under pres. Derfor må man som ledelse foretage et valg. Hvis man accepterer tidspres som vilkår på arbejdspladsen, må man til gengæld lade være med at forstyrre medarbejderne,” konkluderer Einar Baldursson.

Betingelser for tidspres

Hvis arbejdsprocesserne er veldefineret og glider glat, er der intet i vejen for, at medarbejdere kan køre sig selv ud til en grænse ind imellem, vurderer ph.d. og lektor på Psykologisk Institut på Aarhus Universitet Thomas Faurholt Jønsson.

”Der er nogle få, men til gengæld helt nødvendige, betingelser, der skal være opfyldt, hvis medarbejdere jævnligt skal arbejde under tidspres uden at blive mentalt belastet af det," fortæller han og fortsætter uddybende:

Når medarbejdere, som arbejder under tidspres, bliver forstyrret i deres arbejde, går der en kædereaktion af negative ting i gang.

Einar Baldursson

"Den første er, at de er stærkt motiveret for at gøre det. Vi motiveres ret forskelligt, men der er to ting, der går igen for os alle. Det skal opleves som nogenlunde realistisk at nå i mål, ellers mister man motivationen. Og man skal stole på, at man har kompetencerne til at udføre opgaven. Hvis de to faktorer er til stede samtidig, kan der gå sport i at arbejde under pres," siger han.

"Man konkurrerer med sig selv og hinanden. Der opstår et samspil mellem den person, du er, det team, du er en del af, og den situation, I står i. For nogle mennesker giver deadlines masser af positiv energi. Andre bliver demotiveret af konkurrence og pres. Kunsten at få jobfunktioner til at matche personlighedstyper er derfor et vigtigt element i at mindske negative effekter af tidspres,” forklarer Thomas Faurholt Jønsson.

Der, hvor tidspresset bliver ubehageligt – for både de udadvendte og de indadvendte, de optimistiske og de pessimistiske, de konkurrenceprægede og de mere tilbagelænede – er, når man føler, at man mister greb om situationen, pointerer han.

”Jeg har endnu ikke mødt et menneske, der bryder sig om at arbejde under tidspres uden at kunne se et lys forenden af tunnellen. Man skal kunne se pointen i de. Og man skal opleve, at ens kapacitet harmonerer med de krav, der bliver stillet. Hvis vi bliver presset uden tro på at kunne nå i mål, så reagerer vi meget individuelt. Reaktionerne kan veksle mellem følelser af utryghed, nedtrykthed, irritation, selvbebrejdelse, aggression og afmægtighed. Man begynder ikke at kunne koble af og restituere kroppen, fordi den hele tiden er klar til kamp. Det tærer at være i alarmberedskab hver dag på arbejdet, og inden længe begynder det måske at kunne ses af andre, at kvaliteten af ens arbejde er faldende – og så mister man selvtillid. Alt sammen leder lige over i en stresstilstand, hvis presset er vedvarende,” forklarer Thomas Faurholt Jønsson.

Den bredere del af hjernen

Nogle arbejdsopgaver egner sig til at blive udført under pres – men andre gør i høj grad ikke, vurderer Einar Baldursson.

”Tidspres bliver næsten uundgåeligt til et problem, når arbejdet folder sig ud i tempi. Der er opgaver, som kræver, at du stopper op og tænker dig om. Der er opgaver, som indebærer overraskelser. Dine arbejdsfunktioner skifter i løbet af dagen. Langt det meste vidensarbejde foregår på den måde,” siger han.

Her bliver vi igen nødt til at have en smule forståelse af, hvordan hjernen arbejder. Den er god til at indstille sig på hurtige og effektive løsninger. Så når det kører derudaf med veldefinerede, rutineprægede opgaver, hvor man kan se en begyndelse og en afslutning, så har den ikke noget imod, at du er presset, fortæller Einar Baldursson:

”Men hvis hjernen pludselig skal stoppe op og tænke sig om, så kræver det, at den omstiller sig til en anden tilstand, som involverer en meget bredere del af den. Nu er der fokus på problemløsning, kommunikation eller god kundeservice frem for effektivitet. Hjernen reflekterer, vurderer, improviserer, tænker sig om – og finder en løsning. Hvis du går ind i de situationer med effektivitet som udgangspunkt, vil det gå ud over din evne til at træffe gode beslutninger, for under pres bliver hjernen automatisk mindre indstillet på at tænke sig om. Den griber ud efter den første løsning, den kan komme i tanke om. Derfor åbner man en ladeport af potentielle risici for fejl og dårlige beslutninger, hvis man presser sine medarbejdere ud over deres grænser,” siger Einar Baldursson.

Der var engang, hvor det hed sig, at hvis man udførte sin opgave tilfredsstillende og til tiden, så kunne man gå hjem med god samvittighed. Sådan er det ikke længere, vurderer Thomas Faurholt Jønsson:

”Der er løbet funktioner på i arbejdslivet, som gør det mere komplekst at gå på arbejde. På de fleste arbejdspladser er der mange mål. Virksomhederne efterspørger medarbejdere, der kan servicere en kunde så godt, at kunden vender tilbage.""

" Man skal kunne brande sin virksomhed, man skal være innovativ, interessere sig for nye metoder og nye værktøjer. Hvis man vedvarende presser medarbejdere på tid, skal man være klar over, at det er de udviklende funktioner, som går i stå. Først ryger det innovative, så ryger det servicemindede, og til sidst har man heller ikke tid til at kommunikere om, hvor det gik galt,” slår han fast.