IT-udfordringer sænker konsulenters arbejde

Landbrug Indberetninger til Landbrugsstyrelsen er ofte en stopklods for planteavlskonsulenternes arbejde, fordi processen er præget af tunge systemer og IT-nedbrud. ”Når det er så komplekse regler, er det svært at lave et meget enkelt IT-system,” lyder det fra Landbrugsstyrelsen.

Kunstgødning mark © Colourbox
Nyhed

Ansøgningsvinduet åbner, og det er nu og de næste to måneder, at planteavlskonsulenterne skal til tasterne for at få søgt alle de forskellige ordninger til hele deres kundeportefølje.

I en travl kalender med mange kundebesøg og en række af indberetningsfrister, der skal overholdes, er det afgørende, at alt fungerer efter planen. Men det er imidlertid ikke tilfældet: IT-systemerne bryder ned, systemerne bliver stadig sværere at håndtere – og alt imens sidder konsulenterne magtesløse tilbage.

Det er de præmisser, som en del af arbejdet som planteavlskonsulent foregår på, når de skal tage sig af kundernes indberetninger til Landbrugsstyrelsen, viser en rundspørge hos seks af landets store konsulenthuse, som JA Aktuelt har foretaget.

Der er løbende flere forskellige indberetninger, som skal ordnes hen over året. Det gælder fx i foråret, hvor der er ansøgninger om arealstøtte og gødningsregnskaber, der skal afleveres, og derudover er der rettelser til efterafgrødeordningen om efteråret – en ordning, som kom med landbrugspakken i 2016.

Konsulenterne oplever flere steder, at opgaven med at ordne indberetninger bliver stadigt større og mere kompleks:

”Vi oplever generelt en voksende byrde med diverse indberetninger. IT-systemerne (især tast-selv) bliver større og større og dermed tungere at arbejde med,” fortæller Poul Erik Nielsen, som er økologichef i Landbosyd.

Der opstår også løbende nye ordninger og behov for at gøre allerede gældende ordninger mere fleksible.

”Indberetningerne er jo en del af vores job. Men der er jo altid udfordringer, især når nye ansøgningsrunder starter op, og især når der er nye ansøgningssystemer eller regler, der skal implementeres,” pointerer Lars Skovgaard Larsen, som er afdelingsleder i VKST.

Ansøgningsperioden bliver kortere

Flere konsulenter pointerer desuden, at det ikke er indberetningerne i sig selv, det er en udfordring for deres arbejde, men problemer med IT-nedbrud.

Vi oplever generelt en voksende byrde med diverse indberetninger. IT-systemerne bliver større og større og dermed tungere at arbejde med

Poul Erik Nielsen,
økologichef i Landbosyd

De fortæller, at problemerne ofte kommer, når ansøgningsperioden åbner. Når systemer ikke kan tilgås i ansøgningsperioden, eller forskellige data ikke er tilgængelige på de rigtige tidspunkter, gør det, at ansøgningsperioden reelt bliver kortere, og det gør det igen svært at planlægge arbejdet og fører til overarbejde:

”Det er et problem, at myndighederne fastholder slutdatoen, når der sker nedbrud af IT i indberetningsperioden. Det giver problemer, da perioden ligger oven i en travl tid i marken. Det betyder, at det planlagte arbejde skal udføres uden for normal arbejdstid,” påpeger Kirsten Søe Pedersen fra Landbonord.

Hun foreslår, at et IT-nedbrud skal medføre en forlængelse af fristen med mere end 200 procent for at kunne kompensere for, at dagen går 100 pct. med andre opgaver end planlagt, og fordi konsulenterne skal bruge tid på at aflyse aftaler og lave nye.

Også Poul Erik Nielsen, økologichef i Landbosyd, fortæller, at de oplever problemer med korte tidsfrister:

landbrugsindberetning.dk åbner så sent, at vi for længst er gået i gang med at lave mark- og gødningsplaner, inden vi kan tilgå data og indkøbt handelsgødning,” siger han.

Alle konsulenthuse inddrager sekretærer eller assistenter til indberetningerne

For at håndtere den voksende opgave med IT-indberetninger inddrager landboforeningerne i stigende grad sekretærer eller assistenter til at ordne indberetningerne for konsulenter. Alle seks landboforeninger i JA Aktuelts rundspørge bruger assistenter til dele af indberetningerne.

I gennemsnit er der ca. en sekretær eller assistent for hver seks-ti konsulenter. Arbejdet er organiseret forskellige: i SAGRO er det fx en blanding af sekretærer og trainees, som bistår konsulenterne, og i VKST bliver der inddraget studerende i perioden midt februar til maj.

Størstedelen af konsulenterne sætter give indberetningsopgaven videre, som er den mindst værdsatte del af arbejdet, men der er der også nogle, som har svært ved at give opgaven fra sig, fordi de gerne vil hele vejen rundt om kunden, viser rundspørgen.

”Det betyder i praksis, at vores sekretærer ikke benyttes så meget, som de kunne,” siger Poul Erik Nielsen.

Landbrugsstyrelsen svarer på kritik

Til planteavlskonsulenterne kritik af indberetningssystemerne svarer landbrugsstyrelsen, at der er meget fokus på at forenkle processer og IT-systemer.

”Det er også formålet med, at vi til sommer kommer med en ny kundeportal. Men når det er så komplekse regler, er det svært at lave et meget enkelt IT-system,” siger konstitueret vicedirektør i Landbrugsstyrelsen Franci Johansen.

Ifølge Franci Johansen er det dog de fleste IT-ordninger, som kører, som de skal.

”Hvis der er en enkelt ordning, hvor der er udfordringer, ser vi altid på, om det er nødvendigt at give vores kunder længere tid til at indberette. Vi afvejer det dog altid med risikoen for, at støtteudbetalingen bliver forsinket af en længere ansøgningsrunde,” konstaterer hun.

Til konsulenternes kritik af, at fx landbrugsindberetning.dk åbner så sent, at konsulenterne er gået i gang med at lave mark- og gødningsplaner inden, svarer Franci Johansen, at der altid er omkring fem måneder, fra data om handelsgødning er på landbrugsindberetning.dk, til der er frist på mark- og gødningsplanerne.

”Så der er tid nok,” siger hun og tilføjer, at hovedformålet med systemet heller ikke er, at det skal hjælpe med at lægge mark- og gødningsplaner:

”Vi er glade for, at konsulenterne kan bruge det system og de tal, som vi alligevel samler ind, i deres arbejde, men systemets formål er først og fremmest, at vi skal bruge tallene til at lave den nødvendige kontrol. Vi kan ikke lave data, før vi har tal fra leverandørerne. Det får vi først cirka en måned før gødningsregnskaberne opdateres på landbrugsindberetning.dk”, forklarer hun.  

Følgegruppe med Landbrugsstyrelsen

Alle landboforeningerne I JA Aktuelts rundspørge er med i en følgegruppe med landbrugsstyrelsen, hvor de arbejder på at gøre indberetningerne nemmere.

Hvis der er en enkelt ordning, hvor der er udfordringer, ser vi altid på, om det er nødvendigt at give vores kunder længere tid til at indberette. Vi afvejer det dog altid med risikoen for, at støtteudbetalingen bliver forsinket af en længere ansøgningsrunde.

Franci Johansen,
konstitueret vicedirektør i Landbrugsstyrelsen

Her evalueres indberetningen, og der er mulighed for at komme med ideer til forbedringer.

Ifølge Kirsten Søe Pedersen er der en fin dialog med landbrugsstyrelsen. Hun fortæller, at de bl.a. har foreslået styrelsen at udvide ansøgningsperioden i foråret til fire måneder, fra den 1. december til 31. marts i stedet for, at den løber fra den 1. februar til den 20. april.

Franci Johansen afviser imidlertid, at Landbrugsstyrelsen kommer til at udvide ansøgningsvinduet.

”Vi lægger stor vægt på, at vores systemer er testet igennem, inden de åbner. Rigtig mange konsulenterne og landmænd arbejder i et andet system, hvilket gør, at de kan gå i gang med støtteansøgningen i løbet af efteråret ved at tegne markkort og indsende markblokrettelser. Det er der heldigvis også mange, som gør. Vi kommer ikke til at udvide ansøgningsrunderne,” fastslår hun.

I Landbrugsstyrelsen sætter man dog pris på samarbejdet og dialogen med erhvervet og de mange gode ideer til forbedringer, der kommer derfra. Det gælder bl.a. sparring om IMK (internet markkort), fællesskemaet og gødningskvote- og efterafgrødeskemaet, og der har også været mange gode drøftelser om blandt andet ansøgning om nye miljø- og økologitilsagn, fortæller Franci Johansen.

”Det er guld værd for vores arbejde at få inddraget vores interessenter så tidligt som muligt i processen, så vi kan bruge deres input allerede i planlægningsfasen,” siger hun og fortsætter:

”Fordelen ved drøftelserne er, at vi får input direkte fra brugerne. Arbejdet i følgegruppen har bidraget til en række mindre justeringer af for eksempel IMK og links i skemaer, som har gjort livet lidt lettere for brugerne. Senest var det på følgegruppens opfordring, at vi fik de grønne, gule og røde marker fra den satellitbaserede kontrol vist i IMK’s markliste.”